Alkuvuosi on monelle aikaa, jolloin tarkastellaan menneen vuoden saavutuksia ja mietitään tulevan vuoden tavoitteet. Uuden vuoden lupaukset saattaa unohtua jo parin ensimmäisen tammikuun viikon aikana, koska niiden mahduttaminen normi arkeen ei onnistunutkaan pelkästään lupaamalla itselle, että tänä vuonna ihan oikeasti pidän lupaukseni. Sen sijaan, että lupaat uuden vuoden kunniaksi harrastaa liikuntaa enemmän, kannattaakin myös miettiä, mitä toimintoja jätät arjestasi pois, jos siinäei valmiiksi ole tyhjiä kohtia, jotka päätät täyttää liikunnalla.

Myös työelämässä kannattaa miettiä työtapoja ja tehtävien tärkeyttä. Jos haluat vaikka järjestää tulevana vuonna (tai seuraavana) tuplasti isomman tapahtuman kuin viime vuonna järjestit, tietää se luultavasti sinulle myös enemmän töitä. Ehditkö hoitamaan kaikki tehtävät? Vai kannattaisiko sinun käyttää hetki aikaasi työtehtävien suunnitteluun ja ehkä miettiä, voisitko delegoida osan hommista jollekin muulle? Yhdysvaltojen 34. presidentin Eisenhowerin kerrotaan sanoneen: ”Mikä on tärkeää, on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä, on harvemmin tärkeää.” Tuosta lausahduksesta on kehitetty matriisi, jonka näet alla. Siinä on siis neljä osiota: Eisenhowerin matriisi 1. neljännes eli ”kiireellinen ja tärkeä” -> Tee heti!

Nämä asiat vaativat huomioitasi välittömästi sekä auttavat sinua myös saavuttamaan pitkän tähtäimen tavoitteitasi ja sinulle tärkeimpiä asioita.

2. neljännes eli ”ei-kiireellinen ja tärkeä” -> Päätä milloin teet!

Tähän neljännekseen sijoittuvilla tehtävillä ei välttämättä ole varsinaista määräaikaa, mutta ne ovat tärkeitä, koska ne auttavat sinua saavuttamaan työ- ja yksityiselämällesi asettamasi tavoitteet sekä vaikuttavat ihmissuhteisiisi, osaamiseesi ja hyvinvointiisi.

3. neljännes eli ”kiireellinen ja ei-tärkeä” -> Delegoi

Yleensä nämä ovat asioita, jotka eivät suoraan välttämättä edistä sinun tavoitteitasi tai hyvinvointiasi, mutta jotka pitää kuitenkin tehdä. Tällaisia ovat esimerkiksi sähköposteihin tai sosiaaliseen median kautta saapuneisiin viesteihin vastaaminen, työmatkan lentolippujen ja hotellin varaaminen tai erilaisten tarjousten pyytäminen.

4. neljännes eli ”ei-kiireellinen ja ei-tärkeä” -> Hylkää

Tähän kategoriaan kuuluvia asioita kannattaa vähentää minimiin. Ne ovat usein vain ajan tappamista ja aiheuttavat henkistä tylsistymistä. Esimerkkejä tällaisesta toiminnasta ovat television katseleminen ja sosiaalisen median ”aivoton” selaaminen. Nämä ovat siitä kavalia toimintoja, että niihin saattaa ihan huomaamatta hurahtaa pitkiäkin aikoja, joten kannattaa tietoisesti kiinnittää huomiota, miten kauan vietät aikaa television edessä tai siellä Facebookissa.

Toimi heti!

Tee siis itsellesi tehtävälista ja sijoita tehtävät taulukon ruutuihin. Luultavasti urallesi asettamat tavoitteet ja mahdolliset uuden vuoden lupauksesi sijoittuvat 2. ruutuun eli tärkeisiin, mutta ei-kiireellisiin asioihin. Mieti, miten saat niille enemmän aikaa; poistamalla enemmän 4. ruudun asioita arjestasi vai voisitko kenties delegoida enemmän kolmannen ruudun (tai jonkun muun neljänneksen) tehtäviä jollekin muulle; virtuaaliassistentti pystyy esimerkiksi pyytämään eri paikoista tarjouksia tilaisuuttasi varten tai tekemään esimerkiksi tapahtumalle nettisivut, jolloin itse voit keskittyä ohjelman suunnitteluun. Jos huomaat, että sinulla olisi jotain tehtäviä, joissa voisin auttaa sinua, ota yhteyttä, niin mietitään, miten voin auttaa sinua saavuttamaan tälle vuodelle asettamasi tavoitteet.